Чек-листы на производстве: для чего они нужны, как их создавать и автоматизировать?

Чек-листы являются простым и удобным инструментом контроля сложных рабочих процессов, которые нередко требуют выполнения множества операций.

Современные производственные предприятия функционируют в условиях постоянной многозадачности. Руководителям сложно качественно и своевременно следить за выполнением всех операций, соблюдением политики компании и правил безопасности. В таких условиях использование чек-листов становится неотъемлемой частью процесса оптимизации. Они позволяют сэкономить время сотрудников и увеличить эффективность труда, а также обезопасить рабочую среду.

Ниже мы расскажем, как правильно составить чек-лист, как его использовать и какие способы автоматизации контроля существуют.

Контрольный список или, как его еще называют, чек-лист — это перечень задач, выполнение которых необходимо для достижения конкретного результата. Применение чек-листов не только упрощает процесс работы, но и существенно повышает ее качество. Особенно это актуально в области производства, где даже самое маленькое нарушение технологии может стоить компании очень дорого. Чек-листы позволяют сохранить полную сосредоточенность и контроль на всех этапах производственного процесса и исключить повторяющиеся ошибки в будущем.

Если вы до сих пор не использовали чек-листы на предприятии, то здесь вы найдете несколько причин, почему они могут быть весьма полезны:

• Чек-листы помогают не упустить ни одной важной мелочи; сотрудник, работающий по списку, скорее всего, ничего не забудет и не запутается, даже если алгоритм действий очень сложен;
• Чек-листы определяют четкие критерии оптимального результата по каждому пункту, что позволяет повысить качество выполнения работ;
• Постоянно практикуя применение чек-листов, руководители видят, какие промахи чаще всего допускают работники. Добавление этих пунктов в список поможет исключить аналогичные ошибки в будущем;
• Четкий список задач хорошо мотивирует сотрудников, т.к. они знают, сколько времени должны потратить на каждый этап, и меньше отвлекаются;
• Усовершенствование производственного процесса не всегда проходит гладко: работники с трудом отвыкают от прежнего алгоритма. Включение новых пунктов в чек-лист поможет быстрее перестроиться;
• Цикл производства состоит из одних и тех же повторяющихся процессов. Достаточно составить чек-лист для всех процессов, тогда не придется каждый раз планировать работу заново;
• Внедрение на предприятии системы чек-листов позволяет освободить ресурсы для решения более важных задач.

Чек-листы могут использоваться в качестве плана действий или документа для проверки и отчета. Таким образом, они помогают и организовывать работу, и контролировать ее выполнение.

Чек-листы могут быть полезны на производстве в любых задачах, которые можно упорядочить и стандартизировать. Их использование помогает сохранять полную сосредоточенность и контроль на всех этапах работы, что существенно повышает ее качество. Если вы хотите повысить эффективность работы своей компании, рекомендуется внедрить систему чек-листов, которая позволит быстрее и лучше выполнять все задачи.

Как создать эффективный чек-лист

Руководители подразделений и должностные лица, ответственные за рабочие процессы на производстве, разрабатывают и составляют чек-листы. Они же контролируют, чтобы все пункты списка были выполнены.

Составление чек-листа является сложной задачей, которую можно выполнить успешно, если при его разработке и внедрении следовать определенным правилам. Нередко руководители допускают ошибки, из-за которых чек-листы становятся еще большей проблемой вместо решения задач.

Для создания эффективного чек-листа необходимо следовать следующему алгоритму:

1. Разделить задачу на этапы

Чек-лист должен иметь своеобразный каркас, который разделен на этапы. Например, чек-лист по технике безопасности можно разбить на разделы: "Обучение персонала", "Хранение материалов", "Рабочий процесс", "Пожарная безопасность", "Электробезопасность" и т.д.

2. Детализировать каждый этап

Каждый этап должен быть разбит на отдельные операции. Например, в пункте "Электробезопасность" можно выделить следующие подпункты: "Все электроприборы заземлены", "Электрооборудование регулярно проверяется", "К работе с электроинструментом допущен только персонал с соответствующей группой электробезопасности", "Сотрудники снабжены электрозащитными средствами" и другие.

3. Продумать возможные ошибки

Необходимо продумать, какие ошибки могут быть допущены в рамках каждого этапа и внести соответствующие напоминания/предупреждения в список.

4. Протестировать чек-лист

Перед использованием чек-листа необходимо провести тестирование. При необходимости внести исправления и дополнения.

Для создания эффективного чек-листа необходимо также учитывать следующие простые советы:

• Старайтесь не создавать слишком длинных списков: они неудобны и для исполнителей, и для проверяющих.
• Объединяйте задачи в разделы, используйте подзаголовки.
• Каждый пункт должен соответствовать только одному действию.
• Располагайте пункты в соответствии с логикой рабочего процесса: следующее действие должно быть выполнено только после предыдущего.
• Используйте простые и понятные формулировки.
• Если возможно, используйте один тип чек-листов для всех процессов на предприятии.
• Оставляйте место для дополнений и изменений, чтобы чек-лист имел гибкую структуру.

Чек-лист может иметь различные формы и создаваться на разных носителях. Простейший - на бумаге, но он не эффективен при контроле рабочих процессов на производственном предприятии. Электронные чек-листы лучше для повседневного использования. Варианты электронных чек-листов - в программе Excel, конструкторах чек-листов и других приложениях.

Компаниям, решившим использовать чек-листы, стоит обратить внимание на автоматизированные системы-конструкторы, позволяющие максимально упростить процесс их создания и использования, а также существенно повысить эффективность работы.

Фото: freepik.com